GED & Archivage numérique : simplifiez, sécurisez et pilotez vos documents
Simplifiez la gestion, renforcez la sécurité et pilotez vos processus documentaires avec DocuWare. :
Notre solution de Gestion Électronique de Documents (GED) permet à vos collaborateurs d'exploiter, partager et valider l'ensemble de vos documents depuis un environnement unique, ergonomique et conforme RGPD / NF552 / NF203.
Signature électronique des contrats
Faites signer le contrat au partenaire depuis la GED. Envoyez le contrat dématérialisé à votre partenaire pour signature et suivez en temps réel le statut de signature.
Une fois signé, le contrat sera automatiquement stocké dans un coffre-fort numérique à valeur probatoire, et une copie de celui-ci sera rangée dans un dossier de la GED.
Paraphe dématérialisé des contrats
Paraphez toutes les pages du contrat en un clic. Ne perdez plus de temps à imprimer votre contrat pour le parapher manuellement puis le numériser à nouveau.
Gagner en productivité avec le paraphe de masse : toutes les pages sont signées d'un seul geste.
Tampon de validation interne du contrat final
Validez la version finale du contrat directement dans la GED à l'aide d'un tampon numérique horodaté.
Celui-ci permet de visualiser en un coup d'œil la date de validation par toutes les parties.
Des outils collaboratifs intégrés à la GED
- Tréel d'informations et événements clés
- Centralisation des documents critiques (contrats, factures, procédures...)
- Circuits de validation automatisés avec alertes et rappels
- Suivi en direct de la performance documentaire via tableaux de bord
- Compatible avec vos solutions d'impression et de numérisation Ricoh
Résultat : une collaboration plus rapide, plus claire, plus fluide en local ou à distance.
Une GED conforme et intelligente
Notre GED, adossée à DocuWare, gère :
- la codification automatique selon vos modèles internes
- l'indexation intelligente basée sur l'IA
- le versioning & traçabilité automatisés
- la diffusion ciblée par service ou par rôle
- un moteur de recherche avancé et filtres multicritères
Chaque workflow est simple à paramétrer et s'intègre facilement à vos outils métiers (ERP, CR# Pilotage Qualité (QHSE).
Assurez un suivi en temps réel de la performance et de l'amélioration continue :
- Gestion des non-conformités, audits et revues de direction
- Lancement et suivi des actions correctives
- Diffusion automatique des procédures à jour
- Reporting automatisé : indicateurs, tableaux de bord, synthèses QSE
Ce module Qualité s'intègre dans une stratégie globale de dématérialisation.
Pilotage Santé & Sécurité
Protégez vos collaborateurs et maîtrisez les risques avec une GED pensée pour la confiance et la réactivité :
- Détection et suivi des dysfonctionnements en temps réel
- Traçabilité complète des incidents et actions menées
- Statistiques et tableaux de bord sécurité automatiques
- Intégration avec vos processus RH et maintenance
Pilotage Environnemental
Répondez facilement aux exigences ISO 14001 et aux obligations environnementales :
- Gestion des déchets et suivi des indicateurs environnementaux
- Génération automatique de reportings et d'analyses d'impacts
- Connexion avec vos partenaires et prestataires via la GED
L'ensemble est sécurisé via nos solutions de sauvegarde et conformité RGPD, hébergées sur Microsoft Azure avec redondance datacenter.