Conformité RGPD : cartographiez, sécurisez et maîtrisez vos données
Passez d'obligations théoriques à une conformité opérationnelle : notre approche combine GED DocuWare, archivage sécurisé et méthode d'accompagnement pour cartographier vos traitements, protéger les données et piloter vos obligations au quotidien.
Coffre-fort & GED certifiés (NF552 / NF203), hébergement Microsoft Azure, sécurité OAuth 2.0, redondance datacenter.
Traitements internes
- Gestion de la paie et des ressources humaines
- Recrutement et suivi des candidatures
- Plan de formation du personnel
- Gestion des accès aux locaux
- Partage et synchronisation d'agendas internes
Relation avec les usagers ou clients
- Gestion des courriers entrants/sortants
- Suivi des titres, règlements ou demandes
- Traitement des données d'état civil
- Gestion des autorisations d'urbanisme (droits du sol)
Données issues du numérique et du multimédia
- Collecte via un site web ou un formulaire en ligne
- Abonnements à une newsletter
- Captation d'images (photos, vidéos, surveillance, etc.)
- Traitement d'avis clients ou commentaires en ligne
Quelles sont les données concernées ?
Toute information permettant d'identifier directement ou indirectement une personne : nom, prénom, photo, e-mail, téléphone, CV, etc. Ces données peuvent être structurées (bases, logiciels métiers) ou non structurées (Word, PDF, e-mails...).
Une GED et un archivage conformes RGPD aide à maîtriser et sécuriser ces informations sensibles (classification, droits, journalisation, traçabilité). DocuWare propose l'indexation intelligente, le versioning, la traçabilité et l'archivage sécurisé (cloud ou sur site).
Cartographier les traitements de données
La cartographie est le point de départ de votre conformité. Notre méthode vous aide à :
- Localiser les données et leurs supports
- Identifier qui y accède et pourquoi
- Classer les catégories de données
- Évaluer la base légale et la durée de conservation
- Analyser les mesures de sécurité existantes
- Définir les plans d'action (process, outils, gouvernance)
Livrables : registre des traitements, politiques de conservation, modèles de mentions d'information, procédures d'exercice des droits.
Les droits des personnes à respecter
Assurez l'exercice des droits en temps utile et de façon traçable :
- Droit d'accès et droit à l'information
- Rectification
- Effacement (droit à l'oubli)
- Limitation du traitement
- (Selon les cas) Opposition et portabilité
Avec DocuWare, vous retrouvez rapidement les documents, contrôlez les accès, conservez des preuves d'exécution (horodatage, journaux).
Violation de données : que faire ?
Une violation = incident de sécurité (fuite, perte, vol de matériel, mauvaise configuration...) affectant confidentialité, intégrité ou disponibilité.
En cas de risque pour les droits des personnes, déclarez à l'autorité compétente dans les 72h et tenez un registre des violations.
Pourquoi P2S ? Infrastructure sécurisée et bien maintenue (Azure, redondance, OAuth 2.0), coffre-fort numérique et GED certifiés (NF552 / NF203) pour archivage probatoire et plan de reprise robustes.
Le facteur humain : l'autre moitié de la conformité
La conformité ne se limite pas aux outils. Nous intégrons :
- Sensibilisation & formations (bonnes pratiques, phishing, gestion des demandes RGPD)
- Procédures simples et adaptées à vos métiers
- Conduite du changement pour ancrer les réflexes au quotidien
Comment on vous accompagne (méthode P2S)
- Audit & cartographie : registres, risques, quick-wins
- Paramétrage GED & archivage : modèles, index, durées, droits, workflows
- Sécurité & conformité : NF552/NF203, Azure, gestion des accès, traçabilité, sauvegardes
- Procédures & kits RGPD : mentions, droits, violations, conservation
- Formation & conduite du changement : adoption par les équipes
- Support & amélioration continue : contrôle des performances, audits périodiques
Pourquoi P2S x DocuWare ?
- Solution cloud ou locale, 100% filiale Ricoh Group
- Certifications : NF552 (GED), NF203 (coffre-fort numérique)
- Sécurité : Microsoft Azure, redondance datacenter, OAuth 2.0
- Transverse métiers : RH, Finance, Juridique, Qualité/QHSE, Logistique...
- Déploiement & support partout en France
